Görevin Kısa Tanımı:
Yazı İşleri Müdürlüğü Kurumun evrak kayıt, dağıtım ve arşiv faaliyetlerini yürütülmesi, İl Genel Meclisi ile İl Encümeni’nin toplantılarına ait gündemin ve eklerinin düzenli bir şekilde sunulması, raporların kaydının yapılarak yazılması, kontrolü, imzalatılması, kesinleştirilmesi, usulüne uygun olarak ilan edilmesi, duyurulması, üyelerin huzur hakları ile ilgili puantajların ve yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulması, Kurumun tüm bilgi işlem faaliyetlerinin planlanması, bilişim politikalarının belirlenmesi, yönlendirilmesi, koordinasyonunun sağlanması ve dijital veri güvenliğini temin edilmesi, Basın Yayın ve Tanıtım Hizmetlerinin, CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi), CBS (Coğrafi Bilgi Sistemleri) ve KÖYDES Koordinasyonundan ve birimini ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanmasından sorumludur.
Resmi Yazışmalar ve Arşiv Hizmetlerine İlişkin Görevler:
1. Kurumun yazı işleri ile ilgili görevlerinin yürütülmesi amacıyla resmi yazışmaların; kanun, yönetmelik ve yönergeler doğrultusunda gerçekleştirilmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak, resmi ve özel kurum ve kuruluşlar ile personelden, vatandaşlardan, e- posta, posta ve kargo yoluyla vb. gelen resmi yazı, dilekçe, tebligat vb. her türlü evrakı teslim almak, “e-İçişleri Projesi” dahilinde kayıt altına almak, havaleye göndermek, havaleden gelen evrakı ilgili birim müdürlüklerine teslim etmek,
2. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre kurum arşivini kurmak ve idare etmek, arşiv hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak,
İl Genel Meclisi İle İlgili Görevler:
1. Mevzuat gereği, mecliste yapılacak seçimlerle ilgili hazırlıkları yapmak,
2. İl Genel Meclisin toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde yapılmasını ve ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,
3. İl Genel Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin Divan’a düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
4. İl Genel Meclisi Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
5. Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılıp, rapor ve eklerinin çoğaltılmasını, İl Genel Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak,
6. İl Genel Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta geçirilmesini sağlamak,
7. Zabıtlara, uygun olarak İl Genel Meclisi kararlarını yazmak, kontrol etmek, İl Genel Meclisi Kâtip ve Başkanına imzalatmak,
8. İl Genel Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasını ve takibini sağlamak,
9. İl Genel Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini ve İl Genel Meclisi üyelerine duyurulmasını sağlamak,
10. İl Genel Meclisi başkan ve üyeleri ile İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puantajları hazırlamak ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
11. İl Genel Meclis Üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,
12. İl Genel Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakları ilgili komisyon başkanlarına ulaştırmak,
13. Komisyonların diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,
14. Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve İl Genel Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,
15. İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman ve bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak, 16. İl Genel Meclis üyelerinin ve İhtisas Komisyonlarının İl Genel Meclisi faaliyetleri için gereken ihtiyaçlarının karşılanması ve binek araçların temin edilmesinde organizasyonu ve irtibatı sağlamak,
17. İl Özel İdaresinin görev alanıyla ile ilgili konularda faaliyet gösteren ulusal ve uluslararası teşekkül ve organizasyonlara üye veya kurucu üye olma yönünde alınan İl Genel Meclisi kararı doğrultusunda gerekli olan iş ve işlemleri yapmak,
18. İl Genel Meclisi ve İl Encümeni kararlarının ilgili birim müdürlüklerine ve kamu kurumlarına gönderilmesini sağlamak.
19. İl Genel Meclisi ve İl Encümeninde görüşülecek konular hakkında hazırlık yapılmasını sağlamak amacıyla ilgili müdürlükleri bilgilendirmek.
20. Kamuoyu bilgilendirme bültenlerini hazırlamak,
21. Vali, Genel Sekreter ve mevzuatın öngördüğü iş ve işlemleri yapmak.
İl Encümeni İle İlgili Görevler:
1.İl Encümeni Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda İl Encümeni gündemini hazırlanmak ve hazırlanan gündemi İl Encümeni üyelerine dağıtmak,
2. İl Encümeni toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak,
3. Görüşülmek üzere İl Encümenine gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek,
4. İl Encümeni kararlarını varsa muhalefet şerhleriyle beraber İl Encümeni başkan ve üyelerine imzalatmak,
5. İl Encümeninde verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak,
6. İşlemi tamamlanan İl Encümeni karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek,
7. İmzası tamamlanan İl Encümeni kararlarını karar defterine yazmak,
8. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre İl Encümeni aynı zamanda ihale komisyonu olduğundan, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek,
9. İl Encümeni başkan ve üyelerinin huzur hakları ile ilgili tahakkuk işlemlerini yapmak.
10. Vali, Genel Sekreter ve mevzuatın öngördüğü iş ve işlemleri yapmak.
Bilgi İşlem İle İlgili Görevler:
1. İl Özel İdaresinin tüm bilgi işlem faaliyetlerini planlamak, yönlendirilmek ve koordinasyonunu sağlamak,
2. Tüm birimlerin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli eğitimi ve teknik desteği vermek,
3. İl Özel İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurulumunu yapmak,
4. İl Özel İdaresinin web sayfasını yapmak/yaptırmak, güncellemek, Kurumsal web sitesi ve mail servislerini yönetmek ve yönlendirmek, gelen iletileri değerlendirmek,
5. Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programlarının kurulumunu ve güncellenmesini sağlamak,
6. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kapsamında yapılacak iş ve işlemlerin yürütülmesi ve kontrolünü sağlamak,
7. İl Özel İdare ve bağlı birimlerine ait bilişim hizmetleri uygulamalarının sistem analizi ve ihtiyaç planlamalarını yapmak,
8. İl Özel İdaresinin Coğrafi Bilgi Sistemini (CBS) oluşturmak, güncellemek ve ihtiyaçlara uygun uygulamalar yapmak, yaptırmak, 9. CBS servislerini (WMS, WFS, WCS) hazırlamak ve diğer kurumlarla entegrasyonunu sağlamak,
10. Bilgisayardaki dijital verilerin güvenliğinin sağlanmasına yönelik olarak önlemler almak, aldırmak,
11. İl Özel İdaresinin çalışmaları ile ilgili brifing sunumlarını hazırlamak,
12. İl Özel İdaresinin tüm faaliyet ve etkinlikleriyle, her türlü yatırım projeleriyle halka yakınlaşmasını sağlamak, bu amaçla yapılan faaliyet ve yatırımları halka daha etkili bir şekilde duyurmak için çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikler düzenlemek,
13. İl Özel İdaresi ile görsel ve yazılı basın yayın kuruluşları arasındaki ilişkilerini sağlamak,
14. Köşe yazıları, fotoğraflar ve basın yoluyla halkın yapmış olduğu istek ve şikâyetleri ilgili makam ve birimlere sunmak,
15. İl Özel İdaresinin etkinlikleri ve çalışmalarının fotoğraf, video ve film olarak kaydedilmesini sağlamak ve arşivlemek,
16. Uygun görülen yayınlar ile haber ve duyuru bültenlerinin basımı ve dağıtılmasını sağlamak,
17. Resmi Gazete ve diğer resmi kurum yayınları ile günlük, haftalık, aylık yayın yapan yerel ve ulusal gazete ve dergilerin takibini yapmak, Resmi Gazete ile diğer mevzuatlardan İdareyi ilgilendirenlerin ilgili birimlere dağıtımını yapmak,
18. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamındaki iş ve işlemleri yürütmek,
19. İl Özel İdaresi çalışma sonuçlarının kamuoyuna yansıtılması amacıyla Vali veya Vali tarafından yetki verilmesi halinde Genel Sekreter tarafından yapılacak olan basın toplantısına esas olmak üzere ilgili birimlerle koordinasyon halinde basın bültenlerini hazırlamak,
20. Personel Devam Kontrol Sistemi ile ilgili işlemleri yürütmek,
21. Kurum teşkilat yapısındaki değişiklikleri DETSİS ve e-içişleri sistemine işlemek,
22. İl Yatırım Takip Sistemi (İLYAS) ile ilgili birimlerden gelen verilerin koordine işlerini yürütmek,
23. KÖYDES Koordinasyon Biriminin sekretarya işlerini yürütmek,
24. Yapılacak yatırımların planlanması aşamasında insansız hava aracı (Drone) ile sistem altlık haritalarına ek olarak yüksek çözünürlüklü ortofoto harita, 3 boyutlu arazi modeli ve tanıtım videosu oluşturmak,
25. Üretilen tematik ya da ortofoto haritalarının, 3 boyutlu modellerin ve videoların CBS portalında paylaşılarak her yerden erişimini sağlamak,
26. Kurum verilerinin OGC. veri formatında Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Coğrafi Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü sisteminde ve İller İdaresi Genel Müdürlüğü sisteminde (KÖYDES) paylaşmak,
27. Vali, Genel Sekreter ve mevzuatın öngördüğü iş ve işlemleri yapmak.